1. LE MULTILINGUISME INTEGRAL MAITRISE

1. Dans le Plan pluriannuel, le Bureau maintient que seule la solution dite du "multilinguisme intégral maîtrisé" permet de contenir les frais du multilinguisme dans des limites budgétaires acceptables, tout en respectant l'égalité des deputes et des citoyens. Le Comité de Pilotage a souligné que l'application durable du principe du multilinguisme depend d'une responsabilisation accrue des utilisateurs des services linguistiques, axée sur leurs besoins réels. Dans sa resolution du 14 mai 2003 sur l'état prévisionnel 2004, le Parlement a rappelé "son intention de développer encore le concept de "multilinguisme maîtrisé" et a demandé au Bureau de "presenter des propositions concrètes afin d'assurer la meilleure utilisation possible des ressources tout en respectant l'égalite entre toutes les langues".

1.1.1.             L'interprétation

2. Dans l'accord intervenu le 5 février 2002 avec des représentants des interprètes fonctionnaires et AIC (auxiliaires interprètes de conférences), il a été constate de commun accord qu'actuellement il n'existe pas de solution alternative à un système mixte pouvant faire recours à tous les systèmes généralement reconnus en fonction des besoins linguistiques réels et des disponibilités du marche des interprètes. Une évaluation globale de la situation devra être faite au plus tard 5 ans après l'intégration d'un grand nombre de langues nouvelles suite à l'elargissement. Elle sera préparée par une évaluation provisoire à établir deux ans et demi plus tôt.

Réunions des commissions et délégations

3. Le multilinguisme intégral devrait s'appliquer, quant à l'interprétation, aux réunions de la séance plénière (Article 117, paragraphe 1, du Règlement). Pour les réunions des commissions, l’article 117, paragraphe 3 prévoit que l'interprétation est assurée dans les "langues officielles utilisées et exigées par les membres titulaires et suppléants". Le "code de conduite du multilinguisme"¹ prévoit toujours que la mise à disposition systématique de l'interprétation est réservée aux membres titulaires des organes. Cette disposition West plus conforme au Règlement du Parlement. Il apparaît dès lors opportun de revoir celui-ci et de concrétiser ainsi des modalités d'application de l'art. 117 ².

4. La bonne gestion des ressources linguistiques impose, d'une part, que les services linguistiques informent les utilisateurs des ressources disponibles afin de les aider à programmer leurs travaux et, d'autre part, que les services utilisateurs vérifient que les langues exigées sont effectivement utilisées. Un système de reporting approprié devrait être convenu.

5. Malgré le fait que les réunions des commissions semblent maintenant mieux reparties sur l'ensemble des plages horaires disponibles pendant la semaine, permettant ainsi d'améliorer la programmation des services linguistiques, il existe encore une concentration sur les mardis et mercredis.

6. Pour ce qui est des réunions hors lieu de travail des délégations avec les pays tiers et des délégations de commissions, le Code de Conduite prévoit trois langues actives (langue du pays h6te si celle-ci est une langue officielle de l'Union européenne plus deux autres langues au choix) plus un nombre limite de langues passives non comprises dans ces trois langues actives. Dans la pratique, des dérogations sont souvent accordées jusqu'à 4 langues actives et 6/7 langues passives. Suite à l'augmentation exponentielle des combinaisons linguistiques après 1'élargissement, la Direction de l'interprétation ne peut garantir qu'un maximum de 3 langues (actif et passif), sans possibilité de dérogation, et propose d'imposer un délai après lequel il ne sera plus possible de modifier les combinaisons linguistiques annoncées, sauf pour y renoncer.

7. Le Comité de pilotage propose de profiter de la période allant jusqu'à 1'élargissement pour lancer, avec quelques commissions volontaires, un projet pilote qui permettrait de vérifier la faisabilité des différentes modalités d'application, avant leur formalisation dans un code de conduite révisé au début de 2004.

Réunions des groupes politiques

8. Les groupes politiques continuent de bénéficier de services linguistiques dans toutes les langues représentées en leur sein. Une réflexion pourrait être entamée sur leurs besoins réels, notamment pour les reunions à l'extérieur des lieux de travail, où les difficultés d'hébergement, qui rendent déjà difficile l'organisation de réunions à 11 langues, deviendraient un véritable obstacle avec 21 langues. Dans sa résolution du 14 mai 2003 sur 1'état prévisionnel 2004¹, le Parlement a invite les groupes politiques "à passer en revue leurs besoins linguistiques lors des réunions hors siège afin d'adapter la couverture aux seuls besoins réels". Il pourrait^. être envisage d'affecter les ressources d'interprétation prioritairement aux réunions dans les lieux de travail.

Facilités linguistiques pour les observateurs et les nouveaux députés

9. Le Comité de Pilotage a examine avec les services concernés les perspectives réelles des recrutements d'interprètes et d'équipement des salles de réunion. Elles sont résumées en annexe 3.

10. Il en découle que, pendant la période où les observateurs seront présents, le Parlement ne pourra pas fournir systématiquement l'interprétation dans leur langue, tant pour des raisons techniques (travaux en cours pour l'ajout des cabines/canaux dans les salles) que pour des raisons de ressources humaines. Les observateurs ne pourront intervenir que dans une langue officielle actuelle. Afin de mieux programmer la mise à disposition des services linguistiques que le Parlement est en mesure de fournir, les observateurs ont été pries d'indiquer sur leur fiche de renseignements les éventuelles langues officielles qu'ils connaissent.

11. Pour des événements exceptionnels tels que la session de novembre 2002, des solutions ad hoc ont été trouvées. Les premiers recrutements et la disponibilité actuelle de cabines vacantes dans les grandes salles de réunions permettent d'envisager aussi l'ajout d'une langue dans certaines réunions. S'agissant d'un sujet aussi sensible, la répartition des langues dans les réunions relève des autorités politiques. En attendant la mise à disposition des facilités complètes, des mesures transitoires pourraient étre fixées dans le cadre du "code de conduite du multilinguisme".

12. A partir de mai 2004, le service de base en 19 langues devrait pouvoir être garanti:

- en périodes de session: couverture de la séance plénière,

- en périodes de groupes et de commissions: couverture pour 2 réunions simultanées.

La couverture de la langue maltaise reste très incertaine au vu du manque d'interprètes sur le marché.

Comme en 2003 il sera possible de fournir une langue supplémentaire pour certaines réunions. La couverture d'un plus grand nombre de réunions sera assurée lorsque les ressources le permettront. Il est à craindre qu'il s'agira, comme pour les élargissements précédents, d'une évolution sur 5 à 7 ans, voire 10 ans pour certaines langues.

13. Le Comité de pilotage estime que, pendant la période transitoire de pénurie des ressources linguistiques, la priorité dans l'allocation de ces ressources doit être donne aux membres titulaires des commissions.

1.1.2.        La traduction

14. Les perspectives de recrutement de traducteurs et de sélection de bureaux de traduction externe sont résumées en annexe 4. La situation apparaît légèrement plus favorable qu'avec les interprètes, mais elle reste loin du niveau nécessaire pour assurer une couverture complète des nouvelles langues.

15. Pendant la période des observateurs les ressources disponibles participeront prioritairement au recrutement et à la formation de nouveaux traducteurs, à l'évaluation des appels d'offres pour la traduction externe et à la traduction des documents de base pour les nouveaux députés et le nouveau personnel (voir annexe 4). Il ne sera dès lors pas possible de traduire des documents de séance ou de réunion, sauf pour des événements exceptionnels.

16. Après mai 2004, l'objectif de la Direction de la traduction est de faire en sorte qu'à partir de septembre 2004, tout document à mettre au vote en séance plénière sera disponible dans toutes les langues officielles (voir annexe 4).

17. Cependant, comme lors du précédent élargissement, la traduction du Compte Rendu in Extenso (CRE) ne pourra pas être assurée avant quelques années, et vraisemblablement pas avant septembre 2007, puisque les marchés des pays adhérents n'ont pas la capacité d'absorber le volume de travail généré par le Parlement. Etant donné que les débats sont déjà enregistrés numériquement (image et son toutes langues) et qu'ils seront bientôt émis sur Internet, on pourrait saisir l'occasion de cet outil d'information pour mettre à la disposition des utilisateurs des nouvelles langues une version multimédia (DVD) des débats en séance plénière.

18. Dans son document de travail no. 16, le Comité de pilotage a pris note des progrès réalisés vers une externalisation de 40% de la traduction (annexe 5) et vers une coopération interinstitutionnelle accrue, notamment au sein du CITI (Comité Interinstitutionnel Traduction et Interprétation). Si on prend en compte l'évolution attendue de la charge de travail et le récent succès de la traduction semi-automatique du procès-verbal de la séance plénière, le volume de travail de traduction traditionnelle en interne ne devrait plus dépasser 50% vers l'année 2009, et cela sans remettre en cause, ni la fonction législative du Parlement, ni le traitement approprié des documents confidentiels. Il s'agit notamment d'arriver à une ventilation plus précise des documents à traduire à l'intérieur et à l'extérieur, en réservant la traduction interne aux documents destinés au vote du Parlement et aux documents urgents et confidentiels. La période de référence devrait être suffisamment longue pour permettre d'absorber d'éventuelles fluctuations entre les différentes catégories de documents.

Délais de traduction et révision du "code de conduite"

19. Comme l'interprétation, la traduction est obligée de passer par des langues relais en attendant que suffisamment de linguistes couvrent les nouvelles langues. Ceci a pour effet que pour environ 15 % des traductions il sera nécessaire de faire deux traductions consécutives. Il faudra adapter en conséquence les délais de dépôt des documents. Ces délais devront également permettre au nouveau Bureau des dépôts de procéder aux vérifications appropriées. Concrètement il s'agit de revenir, pour les travaux des commissions parlementaires, à l'obligation déjà prévue par le "code de conduite", de déposer un texte dix jours ouvrables avant la date de la réunion. Il ne s'avère plus possible de préserver les nombreuses exceptions accordées. De même, les délais de dépôts pour les groupes politiques devraient être avancés. Ces propositions peuvent avoir un impact sur le calendrier des travaux parlementaires et le Comité de pilotage propose dès lors de les examiner dans le cadre de la révision du "code de conduite du multilinguisme".

20. Cette révision devra également se pencher sur:

- le report au 1 er septembre 2007 de la traduction des débats in extenso (CRE) vers les nouvelles langues;

- l'extension de la liste des documents pouvant étre traduits en externe, p.ex. en y inscrivant les questions écrites non prioritaires, les pétitions et leurs résumés.

1.1.3.             Responsabilisation des utilisateurs

21. L'application durable du principe du multilinguisme intégral dépend aussi d'une responsabilisation accrue des utilisateurs par des techniques budgétaires. Conscient des dispositions du Code de Conduite en la matière, le Comité de Pilotage a souhaité voir prendre les mesures et développer les outils informatiques nécessaires à cet égard. Les contacts récents avec les services concernés ont permis de constater qu'il West pas réalisable, à court terme, d'établir un système de facturation réelle ou "virtuelle" aux utilisateurs. Par contre l'analyse des facteurs de coûts et leur liens avec la gestion des besoins des services utilisateurs est suffisamment avancée pour envisager un système par lequel les services utilisateurs seraient informés régulièrement, et sur des bases comparables, des coûts engendrés par leurs demandes de facilités linguistiques. Le Comité de Pilotage souhaite recevoir des propositions concrètes avant fin septembre.

2. INFLUENCE DE L'ELARGISSEMENT SUR LES POLITIQUES INTERNES

22. Outre les implications les plus apparentes sur les aspects linguistiques, le budget et le personnel, l'élargissement entraîne également des incidences sur certaines politiques internes, en particulier la politique de l'information, la politique de développement des moyens informatiques et la politique immobilière.

2.1.1.1. La politique de 1information

23. La politique d'information et de communication dans le contexte de l'élargissement repose essentiellement sur les vecteurs suivants: la présence dans les pays adhérents grâce à l'ouverture de bureaux d'information, la participation à la campagne PRINCE initiée par la Commission européenne et la mise en oeuvre d'une action spécifique pour les élections européennes de 2004.

24. En ce qui concerne les bureaux d'information, le premier plan pluriannuel prévoyait l'ouverture progressive d'antennes du Parlement européen dès la fin des négociations et fixait la mission de ces antennes ainsi que le cadre de leurs ressources budgétaires. Ces antennes ont maintenant vocation à être transformées en bureaux d'informations à part entière, dès l'adhésion effective des pays candidats. De façon concrète, des antennes ont été ouvertes dans 1'ensemble des capitales des pays adhérents: fin 2002 à Varsovie, Prague, Budapest et Bratislava, en mai 2003 à Nicosie et Ljubljana, et enfin en Juin 2003 à La Valette, Tallin, Vilnius et Riga. En attendant l'ouverture de maisons de l'Europe communes avec la Commission et la transformation des antennes en véritables bureaux d'information, les antennes ont été installées selon les disponibilités locales, soit dans (ou à proximité) l'info-point de la Commission ou la délégation de la Commission, soit dans des locaux des parlements nationaux.

25. S'agissant de la participation active à la campagne PRINCE "élargissement" initiée par la Commission européenne, le Parlement a souligné l'absolue priorité de ce thème en augmentant le budget 2003 de cette ligne de 7 Millions par rapport à l'APB, le portant ainsi à 21 M £. La Commission préconise une décentralisation très large des actions et des crédits correspondants, selon les principes de la méthodologie PRINCE : 54% des crédits seront affectés à des actions décentralisées soit 11.350.000 £. Les actions préconisées s'organisent autour des objectifs suivants: accompagnement des procédures de ratification et amélioration de la connaissance des pays accédants de nature à rassurer une opinion publique inquiète du changement de dimension de l'Union. Le public ciblé est dorénavant le grand public et plus particulièrement les jeunes, les femmes, les publics sensibles.

26. Des conventions financières sont en cours de négociation avec chaque Etat dispose à entrer dans la logique de PRINCE. Parallèlement, des "memorandum of understanding" tracent le cadre politique de la collaboration établie entre l'Etat, la Commission et le Parlement européen ainsi qu'avec les collectivités décentralisées et les relais et réseaux. Plusieurs des ces memoranda sont déjà signés. On notera que près de la moitié des crédits "centraux" (5,5 M d'€) seront consacrés à des actions de proximité qui pourront être développées par des collectivités régionales, locales, ou des associations dans le cadre de partenariat transnationaux et transrégionaux.

27. Enfin, suite à la décision du Bureau du 9 octobre 2002, les actions d'information et de communication institutionnelles du Parlement donneront la priorité aux élections européennes, dans le cadre d'une campagne au contenu commun, mais mise en oeuvre de façon décentralisée dans les quinze Etats membres et les dix nouveaux états adhérents. Ces actions viseront à sensibiliser le grand public sur les positions du Parlement européen, le rôle et les activités de ses membres, afin de mobiliser les citoyens sur les enjeux de la prochaine législature et de favoriser la participation au scrutin de juin 2004.

2.1.1.2. L'informatique au service de l'élargissement

28. Au niveau des applications informatiques des projets de rationalisation sont prévus grâce à une meilleure utilisation de 1'outil informatique. La situation actuelle et son évolution pour 2004 se résument comme suit

L'initiative MODITEN (Modernisation of the IT Environment) a été lancée par la DIT suite aux propositions du rapport de M. Pacheco, formulées dans le cadre du premier rapport de M. Podestà sur la préparation du Parlement européen à l'élargissement. Elle a comme objectif la réévaluation des besoins du Parlement en matière d'utilisation de l'informatique et le reciblage des systèmes existants dans une architecture informatique optimisée. La première phase du projet - la définition des objectifs et du mandat - a été réalisée en mars 2002. La phase 2 concerne l'analyse des flux principaux de l'information, dans les secteurs législatif, administratif et budgétaire. Cette phase actuellement en cours sera suivie en 2003 par la phase 3 - la définition de l'architecture technique optimale - et ensuite par la phase 4 - la modification ou /remplacement des systèmes existants.

29. Dans le méme contexte de la rationalisation des travaux administratifs, plusieurs projets importants sont en cours et se poursuivront en 2004

·                                     Projet CID relatif l'intégration de données gérées antérieurement dans une série d'applications distinctes pour la gestion administrative des députés.

·                                     Projet STREAMLINE dans le domaine de la gestion du personnel visant à améliorer et intégrer l'informatique de la gestion du personnel.

·                                     Projet PRINTSHOP concernant la mise en oeuvre d'une infrastructure de génération, de gestion, et d'impression de formulaires multilingues destinées à servir l'ensemble des applications administratives.

·                                     Projet BATIM : nouvelle informatique de gestion des bâtiments.

30. Par ailleurs des outils ont déjà été mis à disposition en matière d'assistance à la traduction (translators workbench (TWB), Multiterm, CATMan ea.) et ont permis des gains de productivité dans certains secteurs. Les données statistiques disponibles restent très partielles et méritent d'être complétées dans un souci de généraliser les "best practices" tel que prévu par le plan pluriannuel de préparation à l'élargissement. Des tests sont également en cours visant à permettre aux interprètes d'accéder à partir des lieux de réunion à des bases de données de terminologie et de documentation.

31. Concernant le télétravail à la direction de la traduction, les dernières évaluations font état d'un nombre total de 28 télétravailleurs. Une mise à jour de la réglementation est à l'étude. La configuration de l'installation mise à disposition des télétravailleurs continue à être améliorée et devrait permettre d'étendre le projet à un nombre plus important de personnes. Dans le futur, les facilités techniques de télétravail pourraient également être données aux traducteurs free-lance.

32. Le Comité de pilotage estime opportun d'inclure dans ces études aussi les possibilités d'extension du télétravail à d'autres catégories du personnel.

----------------------------------

1. PE 274.323BUR/def. adopté le 8 février 1999

2. Par exemple, lors de la constitution d'une commission, son profil linguistique pourrait être établi en fonction de ses besoins réels et la liste des langues exigées sur cette base serait communiquée aux services linguistiques. Des modifications à ce profil pour une réunion particulière pourraient être demandées avant la réunion, moyennant un Mai de préavis. La gestion du profil linguistique d'une commission relève de la responsabilité du secrétariat des commissions.

3. P5TA(2003)0210